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By N2H

Suitability of Outsourcing Adecuación de la contratación externa

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Are all Applications Equally Suitable for Outsourcing? Todas las aplicaciones son igualmente apropiados para el Outsourcing?

Those organizations that view IT outsourcing unfavorably are usually those that regard IT services a standard commodity with low strategic value. Las organizaciones que ver desfavorablemente la externalización de TI son los que generalmente materia de servicios de TI un estándar de productos básicos con bajo valor estratégico. On the other hand, companies that believe in the strategic value of IT (that IT gives them special leverage) don’t generally like to outsource. Por otra parte, las empresas que creen en el valor estratégico de la tecnología de la información (TI que les da especial influencia) en general no gusta a externalizar.

Applications that are more suitable for outsourcing will usually have the following properties Las aplicaciones que son más adecuados para la contratación externa por lo general tienen las siguientes propiedades

a) They are of a commodity type ie they are of transaction type and have low strategic relevance. a) Se trata de un tipo de mercancía es decir, son de tipo de transacción bajos y tienen importancia estratégica.

b) They have relatively low uncertainty ie Their workings are well understood and the success of the outsourcing contract is not subject to high risk. b) Han relativamente bajo incertidumbre, es decir, sus trabajos son bien entendida y el éxito de la externalización de contrato no está sujeta a alto riesgo.

c) The application exhibits low system inter-connectedness within other business applications. c) La aplicación exposiciones bajo sistema de inter-conectividad dentro de otras aplicaciones comerciales. ie es decir,

an application that has few interfaces with other applications systems can easily be operated on a stand alone basis and can therefore be outsourced easily. una aplicación que tiene pocas interfaces con otros sistemas de aplicaciones pueden ser fácilmente explotados en una sola base y, por tanto, puede fácilmente ser objeto de contratación externa.

d) Internal skills and capacity : If an organization doesn’t have adequate technical skills and operating capacity to handle a particular Information System application then outsourcing may be the foremost option. d) Interior conocimientos y la capacidad: Si una organización no tiene suficientes conocimientos técnicos y capacidad operativa para manejar un Sistema de Información de aplicación entonces la subcontratación puede ser la principal opción.

Applications that are more frequently outsourced have the following: Las aplicaciones que con más frecuencia se han externalizado las siguientes:

1. Payroll Nómina
2. Downsizing project Proyecto de reducción
3. Network management La gestión de la red

Outsourcing Contract and Negotiations: Outsourcing y las negociaciones del contrato:

A carefully structured outsourcing contract is the only way to ensure that the anticipated benefits are achieved. A cuidadosamente estructurado contrato de externalización es la única manera de garantizar que los beneficios previstos se alcancen. The common problems cited in setting up such a contract revolves around: Los problemas comunes citados en el establecimiento de un contrato de este tipo gira en torno a:

• Defining service levels Definición de los niveles de servicio

• Managing the contract and its details Gestión del contrato y sus detalles

• Staffing of the contract (what to do with the IS staff) Dotación de personal de contrato (qué hacer con la sociedad de la información personal)

• Cost control within the contract (cost criteria) Control de costos en el contrato (criterios de costo)

In drawing up a contract the following guidelines may be useful. En la elaboración de un contrato las siguientes directrices pueden ser útiles.

a) Always discard the vendors standard contract and insist on negotiating your own. a) Siempre descartar el modelo de contrato a los proveedores e insistir en la negociación de su propio.

b) Do not sign incomplete contracts b) No firmar los contratos incompletos

c) Seek the advise of outsourcing experts c) Buscar el asesoramiento de expertos externa

d) Develop service level measures and insist on service level reports d) Desarrollar medidas de nivel de servicio e insistir en los informes de nivel de servicio

e) Specify evaluation procedures e) Especificar los procedimientos de evaluación

f) Include penalties for non performers f) Incluir las sanciones para los artistas intérpretes o ejecutantes no

g) Select an account manager to be in charge of the outsourcing contract g) Seleccionar una cuenta de administrador que se encargará de la contratación externa contrato

h) Include early termination process h) Incluir proceso de terminación anticipada

i) Take care of your IS staff within the contract. i) Tenga cuidado de su personal está en el contrato.

General Lessons on Outsourcing Lecciones generales sobre la contratación externa

1. Public information services (the media) tend to portray an over-optimistic view of IS outsourcing Servicios de información pública (los medios de comunicación) tienden a representar más de un punto de vista optimista-es la externalización de

2. Outsourcing appears to be a symptom of the problem of demonstrating the value of IS to management. Outsourcing parece ser un síntoma de que el problema de demostrar el valor de la IS para la gestión.

3. Organizational members may initiate outsourcing for reasons other than cost efficiency. Los miembros de la organización podrá iniciar la externalización por razones distintas de la eficiencia de costes.

4. Outsourcing vendor may not inherently be more efficient than an internal IS department. Outsourcing vendedor no puede ser intrínsecamente más eficiente que un departamento interno de SE.

5. The internal IS department may be able to achieve similar results without vendor assistance. El departamento de interior se puede ser capaz de lograr resultados similares sin los proveedores de asistencia.

6. If a company decides to outsource, a contract is the only mechanism to ensure that expectations are realized. Si una empresa decide externalizar, un contrato es el único mecanismo para garantizar que las expectativas se hagan realidad.

7. The metaphor (assumption) that Information System is merely a utility is misguided. La metáfora (supuesto) sistema de información que no es más que una utilidad es equivocada.

Facilities Management (FM) Gestión de Instalaciones (FM)

The terms outsourcing and facilities management are commonly used interchangeably, the term outsourcing is of British origin while FM is American. Los términos de externalización y gestión de las instalaciones se utilizan comúnmente, la expresión externa es de origen británico, mientras que FM es de América. Closer examination indicates that the term facilities management has a more restricted meaning – the management of a computer installation entails the subcontracting of a firm’s traditional data processing activities to the market place (facilities management vendors). Un examen más detenido indica que el plazo de gestión de las instalaciones tiene un significado más restringido - de la gestión de un equipo de instalación supone la subcontratación de una empresa tradicional de las actividades de procesamiento de datos en el mercado (proveedores de gestión de las instalaciones).

The primary impetus for FM seems to be cost control and certainty of service. El principal impulso para la FM parece ser el control de costos y seguridad del servicio. In addition facilities management contracts provide for management expertise as well as technical skills. Además las instalaciones de gestión de contratos para proporcionar conocimientos de gestión, así como conocimientos técnicos. FM deals are legally binding equivalent of an internal service level agreement. FM ofertas son jurídicamente vinculantes equivalente de una interna acuerdo de nivel de servicio. For most organizations, it is this certainty of service that makes FM attractive. Para la mayoría de las organizaciones, es la certeza de este servicio que hace atractivo FM.

Facilities management occasions issues to do with the organization and management of data center. La gestión de las instalaciones ocasiones cuestiones relacionadas con la organización y gestión de centro de datos. The vendor will usually appoint a data centre manager (account Manager) with the overall responsibility of managing the activities of the centre. El vendedor suele nombrar a un gestor de centro de datos (Account Manager), con la responsabilidad general de la gestión de las actividades del centro. The persons duties will include planning, organization, staffing, control, innovation representation and communication. Las personas se incluyen funciones de planificación, organización, dotación de personal, control, representación de la innovación y la comunicación.

Organization of work will usually cover data preparation, job scheduling, output dispatch procedures, data communication support, setting and overseeing operation shifts etc. One critical aspect of operations is computer centre security, its access controls, backup procedures or disaster recovery planning. Organización de los trabajos que abarcan, por lo general la preparación de datos, la programación de puestos de trabajo, los procedimientos de salida de la expedición, la comunicación de datos de apoyo, el establecimiento y operación de la supervisión de los turnos etc Un aspecto crítico de las operaciones de centro de seguridad, sus controles de acceso, los procedimientos de copia de seguridad o la planificación de la recuperación de desastres. The data center manager has the special responsibility of ensuring that the standards of operations work are in line with the clients expectations as expressed in the service level agreement. El administrador de centro de datos tiene la responsabilidad especial de asegurar que las normas de las operaciones de trabajo están en consonancia con las expectativas de los clientes como se expresa en el acuerdo de nivel de servicio.

This calls for well trained highly productive staff with a clear focus on results. Esto exige una buena formación de personal altamente productivos con un enfoque claro en los resultados. The recruitment and training aspects of such staff will therefore need to be addressed very carefully. El reclutamiento y la formación de dicho personal, por lo tanto, deben abordarse con sumo cuidado. Such staff will normally be expected to meet world class standards. Dicho personal será normalmente espera para cumplir las normas de clase mundial. Most of the other roles of the data centre manager are similar to the roles of a conventional IS/IT manager. La mayoría de las otras funciones del gestor de centro de datos son similares a las funciones de uno convencional ES / IT Manager.

When an FM contract is in place, this leaves the in-house IS unit with ample time to deal with strategy and policy issues in addition to managing a vendor. Cuando un contrato de FM en su lugar, esto deja en la casa es la unidad con tiempo suficiente para hacer frente a la estrategia y las cuestiones de política, además de la gestión de un proveedor. Facility management may be more involving than it seems mainly because quality in the provision of service is often difficult to agree upon. Facilidad de gestión puede ser más que de lo que parece debido principalmente a la calidad en la prestación del servicio es a menudo difícil de acordar. The IS unit should also guard against becoming closer to the service vendor than the service consumer. La unidad se debe también convertirse en guardia contra más cerca de los proveedores de servicios que el consumidor de servicios.

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